Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

Contrats, factures, livre comptable, statuts… Savez-vous combien de temps vous devez conserver tous ces documents émis ou reçus dans le cadre de votre activité professionnelle ? On vous renseigne sur ce sujet.

Quelles sont les durées légales pour conserver vos documents ?

Toute entreprise se doit de garder les documents relatifs à l’exercice de son activité pendant une durée minimale fixée par la loi. Ces délais de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varient selon la nature des documents.

Documents civils et commerciaux

• Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
• Les déclarations en douane doivent être préservées pendant trois ans.
• Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés dix ans à partir de la livraison ou de la prestation.
• Quant aux contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, il convient de les garder 30 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.

Documents fiscaux

L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Ce délai de conservation concerne notamment :

• l’impôt sur le revenu
• l’impôt sur les sociétés
• les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
• les impôts directs locaux (par exemple : taxe foncière)
• la cotisation foncière des entreprises (CFE)
• la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
• la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)

• Les statuts de la société ont un délai de conservation de cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être gardés dix ans.
• Pour ce qui est des feuilles de présence, des pouvoirs, des rapports du gérant ou du conseil d’administration et des rapports des commissaires aux comptes, les trois derniers exercices doivent être conservés.

Documents liés à la gestion du personnel

Les bulletins de paie, registres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ou encore, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être gardés cinq ans.

Cette durée est portée à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, et un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.

Attention, important à savoir : Dans certains cas, si vous ne devez pas garder les documents de votre entreprise vous pouvez être sanctionnés. C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue[des] documents[demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »

Pour aller plus loin : Vous pouvez rechercher et sélectionner un document pour connaître sa durée de conservation minimale grâce à un simulateur proposé sur le site du Gouvernement.

Sources : © Economie.gouv 2023 – Retrouvez d’autres d’actualités sur le blog de l’Atwo Conseil !

Associations et fondations : Publication d’un guide pour gérer les conflits d’intérêts

Dans le cadre de sa mission de faire progresser le secteur associatif dans son ensemble, le Don en Confiance publie un nouveau guide intitulé « Comment se prémunir et gérer les conflits d’intérêts ? » afin d’accompagner les associations et fondations qui font appel à la générosité du public sur ce sujet concernant directement les citoyens donateurs.

Ce guide est le fruit de travaux menés depuis janvier 2022 par un groupe dédié, composé de représentants d’organisations labellisées et de bénévoles du Don en Confiance. Ce guide est accessible à toute organisation, labellisée ou non.

Qu’en est-il pour les organisations ?

Il faut savoir que les situations de conflits d’intérêts sont inhérentes à la vie de toute organisation. Pour y faire face, elles ne peuvent se reposer uniquement sur une déclaration volontaire et spontanée des intéressés mais se doivent d’élaborer des règles spécifiques pour les prévenir et les gérer, tenant compte de la réalité des missions exercées, des situations concrètes de travail et des intérêts en cause. Il convient avant tout de faire en sorte que le risque de conflit d’intérêts constitue une interrogation constante et générale pour toute personne qui y est confrontée.

Une préoccupation pour le citoyen donateur

Parce que ce sujet fait partie aujourd’hui des préoccupations grandissantes des citoyens, autant dans la sphère privée que publique notamment lorsque leur argent est en jeu, il rejoint donc naturellement les préoccupations des citoyens donateurs.

Les conflits d’intérêts dans Charte de déontologie du Don en Confiance

Ces travaux ont également permis au Don en Confiance de renforcer ses exigences déontologiques en matière de prévention et gestion de conflit d’intérêts, et ce dans les trois domaines qui constituent son  référentiel – gouvernance, gestion, communication.

Téléchargez le guide en cliquant-ici

Consultez la charte déontologie en cliquant-ici

Sources : © Communiqué de presse Don en confiance – Retrouvez d’autres d’actualités sur le blog de l’Atwo Conseil !

Nouvelle procédure de régularisation en cas de perte de la moitié du capital

Un décret entré en vigueur le 27 juillet 2023 fixe les seuils au niveau desquels doit être réduit le capital des sociétés qui n’ont pas reconstitué leurs capitaux propres à hauteur de la moitié de ce capital social à l’expiration du délai qui leur était imparti par les textes.

Lorsque les capitaux propres d’une société par actions ou d’une SARL deviennent inférieurs à la moitié du capital, une réglementation spécifique s’applique. Dans les quatre mois qui suivent l’approbation des comptes ayant fait apparaître cette situation, les associés doivent être consultés pour décider s’il y a lieu à dissolution anticipée de la société. Si les associés décident de poursuivre la société, ils doivent alors régulariser la situation, faute de quoi la société peut être dissoute.

On sait que l’article 14 de la loi 2023-171 du 9 mars 2023 a modifié la procédure de régularisation applicable en y ajoutant une étape supplémentaire : si la société n’a pas reconstitué ses capitaux propres à l’issue d’un premier délai et si le capital social est supérieur à un certain seuil, la société bénéficie d’un second délai pour réduire son capital en le ramenant à une valeur inférieure ou égale à ce seuil). Ce n’est qu’en l’absence de réduction du capital à l’expiration de ce nouveau délai que la dissolution peut être prononcée à la demande de tout intéressé.

L’application de cette modification était subordonnée à la parution d’un décret fixant les seuils en fonction de la taille du bilan des sociétés concernées. C’est l’objet d’un décret du 25 juillet 2023, qui est entré en vigueur le 27 juillet 2023. Il fixe le seuil à hauteur duquel le capital doit être réduit en tenant compte du montant minimal que les textes imposent parfois au capital dans certaines formes sociales.

• Pour les SARL et les SAS, le seuil est fixé à 1 % du total du bilan de la société constaté lors de la dernière clôture d’exercice (C. com. art. R 223-37 nouveau pour les SARL et C. com. art. R 225-166-1, a nouveau pour les SAS).
  Pour les SA, les SCA et les SE, le seuil est fixé à la valeur la plus élevée entre 1 % du total du bilan de la société constaté lors de la dernière clôture d’exercice et le capital social minimal, fixé à 37 000 € pour les SA et les SCA (cf. C. com. art. L 224-2) et à 120 000 € pour les SE

Sources : © Editions Francis Lefebvre 2023 – Retrouvez d’autres d’actualités sur le blog de l’Atwo Conseil !