Avantages en nature et frais professionnels : mise à jour du BOSS

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L’administration met de nouveau à jour le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) sur les questions des avantages en nature et des frais professionnels, moins d’un mois après sa dernière modification, l’occasion pour elle d’apporter de nouvelles précisions sur le régime de la déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels et sur l’assujettissement aux cotisations de l’avantage constitué par l’attribution aux salariés d’entreprises de transports urbains de cartes de service.

Les conditions de bénéfice et d’application de la DFS sont précisées

Les frais exceptionnels exposés pour l’entreprise restent exclus de l’assiette de cotisations en cas d’application d’une DFS…

L’administration apporte des précisions sur l’assujettissement aux cotisations des remboursements par l’employeur des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Lorsqu’un salarié est amené à exposer de tels frais pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures (matériel de bureautique, vêtements de travail…) pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas, ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement dans les mêmes conditions que les frais professionnels. Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels et les factures constituent la justification des dépenses (BOSS-FP-1890 et 1900).

Le BOSS indique que, en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, ces frais professionnels n’ont pas à être intégrés à l’assiette des cotisations sociales avant application de la déduction (BOSS-FP-1905, nouveau). En d’autres termes, les remboursements par l’employeur des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise restent exclus de l’assiette des cotisations et contributions sociales, même en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

A noter : Avec cette nouvelle tolérance, l’administration réactive en quelque sorte la notion de frais d’entreprise .
Ceux-ci correspondaient en effet à des charges d’exploitation de l’entreprise et devaient remplir simultanément 3 critères pour être exclus de l’assiette des cotisations, y compris en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique (Circ. 2003-7 du 7-1-2003 abrogée : BOSS 4/03 p. 181) :

  • caractère exceptionnel ;
  • intérêt de l’entreprise ;
  • exposition en dehors de l’exercice normal de la profession.

Or, le nouveau BOSS reprend à son compte ces 3 critères en visant les frais engagés :

  • à titre exceptionnel ;
  • pour le compte de l’entreprise et pour ses seuls besoins ;
  • en dehors de l’exercice normal de la profession du salarié.

Reste à savoir quels frais professionnels pourront en pratique remplir ces 3 critères.

 

… de même que certains remboursements de frais jusqu’au 31 décembre 2022

L’administration prévoit par ailleurs une tolérance jusqu’au 31 décembre 2022 pour certains remboursements de frais professionnels et certaines prises en charge directes par l’employeur en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Ainsi, l’intégration dans l’assiette des cotisations sociales des remboursements de frais et des prises en charge directes par l’employeur suivants ne sera pas obligatoire avant l’application de la déduction forfaitaire spécifique (BOSS-FP-2290, nouveau) :

  • prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais de son salarié en situation de déplacement professionnel (frais d’hébergement, frais de repas, frais de taxi…) ;
  • remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail  ;
  • remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise ;
  • remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

A noter : Autrement dit, le BOSS accorde aux entreprises un délai supplémentaire pour se préparer à la disparition des frais d’entreprise , en admettant le maintien de l’exonération pour certains frais qui revêtaient cette qualification avant le 1er avril 2021. 
Constituaient en effet des frais d’entreprise (Circ. du 7-1-2003 précitée n°5-2) :

  • les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’entreprise à l’occasion de voyages d’affaires, voyage de stimulation, séminaires, etc., sous certaines conditions ;
  • les frais d’entretien des vêtements de travail sous certaines conditions également ;
  • l’avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise, alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoyait pas ;
  • les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’entreprise à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

 

Le recueil de l’accord du CSE ou du consentement des salariés pour appliquer la DFS est simplifié

L’employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lorsqu’une convention ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue ou lorsque le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou le comité social et économique (CSE ) ont donné leur accord . Le BOSS précise désormais que l’accord donné par le CSE ou les délégués du personnel peut l’être par tout moyen (BOSS-FP-2180, modifié).

A défaut d’accord collectif ou d’accord du CSE sur l’application de la DFS, il appartient au salarié d’accepter ou non cette option et c’est à l’entreprise de s’assurer annuellement du consentement de ses salariés à l’application de la déduction forfaitaire spécifique. Dans sa mise à jour du 22 octobre 2021, l’administration modifie la procédure du recueil du consentement des salariés en indiquant que l’employeur doit informer chaque salarié concerné , par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales. Une réponse d’accord ou de refus doit être retournée par le salarié, son silence valant acceptation (BOSS-FP-2190, modifié).

Auparavant , le BOSS indiquait que l’option pouvait, alternativement, figurer dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail. Désormais, le consentement devra obligatoirement être recueilli chaque année, à charge pour l’employeur d’en déterminer les modalités.

Le salarié doit supporter des frais professionnels pour bénéficier de la DFS : exemples

Depuis le 1er avril 2021, le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique est conditionné au fait que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels. Toutefois, à titre de tolérance, l’administration indique que, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’organisme procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter.

Dans la mise à jour du 22 octobre 2021, l’administration ajoute des illustrations. Cette demande de mise en conformité peut par exemple concerner le cas d’un salarié dont les frais professionnels sont remboursés en totalité par l’employeur ou directement pris en charge par l’employeur, ou l’application de la déduction forfaitaire spécifique sur des éléments de rémunération versés au titre d’une période de congés (BOSS-FP-2215, modifié).

 

La carte de service est un avantage en nature seulement si l’usage qui en est fait est privé

L’administration précise les cas dans lesquels l’attribution de cartes de service par les sociétés de transports urbains à leurs salariés constitue un avantage en nature. Elle crée en conséquence une nouvelle section sur le sujet dans le BOSS dans le chapitre relatif aux avantages en nature sous forme de réduction tarifaire.

Elle indique que la carte de service remise gratuitement par les opérateurs de transports urbains à leurs salariés pour effectuer les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail ou des déplacements liés à l’exercice de leurs missions professionnelles ne constitue pas un avantage en nature.

En revanche, lorsque la carte de service est utilisée par le salarié dans un usage exclusivement privé , ou lorsqu’une carte de circulation est remise à des ayants droit de salariés, à d’anciens salariés à la retraite ou à leurs ayants droit, cette carte constitue un avantage en nature.

Une convention conclue entre l’Acoss et les organisations professionnelles représentatives des employeurs concernés définit les modalités d’évaluation de l’avantage en nature et le recouvrement des cotisations et contributions sociales dues sur la base de l’estimation globale des pertes de recettes correspondantes pour l’employeur (BOSS-AN-1200, nouveau).