Plusieurs modifications viennent d’être apportées par décret à la procédure de contrôle Urssaf. La plus importante d’entre elles est la possibilité, pour le cotisant, de demander à disposer de 60 jours, au lieu de 30 jours, pour répondre à la lettre d’observations.

Le cotisant peut obtenir un délai supplémentaire pour répondre à la lettre d’observations

L’article 19 de la loi 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019 a prévu que la durée de la période contradictoire laissée au cotisant pour répondre à la lettre d’observations pouvait être prolongée à sa demande. La mise en œuvre effective de cette faculté, inscrite à l’article L 243-7-1 A du CSS, nécessitait toutefois la publication d’un décret puisque la durée de la période contradictoire était fixée à 30 jours par l’article R 243-59 du CSS.

C’est désormais chose faite avec le décret du 11 octobre 2019. 

A noter : Pour rappel, le cotisant ne peut pas demander la prolongation de son délai de réponse en cas de mise en œuvre de la procédure d’abus de droit ou en cas de constat des infractions suivantes : travail dissimulé, marchandage, prêt illicite de main-d’œuvre et emploi d’étrangers non autorisés à travailler (CSS art. L 243-7-1 A).

Si le cotisant dispose toujours en principe d’un délai de 30 jours à compter de la réception de la lettre d’observations pour y répondre, ce délai peut désormais être porté, à sa demande, à 60 jours (CSS art. R 243-59, III-al. 8 modifié).

La demande du cotisant qui peut, en application de l’article R 243-59-9 du CSS, être effectuée par tout moyen donnant date certaine à sa réception, doit être reçue par l’Urssaf avant l’expiration du délai initial de 30 jours (CSS art. L 243-7-1 A).

Il est précisé qu’à défaut de réponse de l’Urssaf à la demande du cotisant, la prolongation du délai est considérée comme acceptée (CSS art. R 243-59, III-al. 8 modifié)

A noter : L’Urssaf qui refuse à l’employeur sa demande de prolongation du délai de réponse devra motiver sa décision en application de l’article L 115-3 du CSS. De tels refus pourraient être source d’un contentieux abondant.

Le décret clarifie aussi les dispositions relatives à la date de fin de la période contradictoire . Depuis l’adoption du décret 2017-1409 du 25 septembre 2017, ce point était un peu confus.

Il était en effet prévu que la période contradictoire prenait fin à la date de l’envoi de la mise en demeure alors que, selon une jurisprudence bien établie, la mise en demeure ne peut pas être envoyée avant que la période contradictoire ait pris fin.

Il est désormais prévu que la période contradictoire prend fin, en l’absence de réponse du cotisant, au terme des délais de réponse du cotisant (délai initial et délai supplémentaire le cas échéant) ou, lorsque le cotisant a répondu avant la fin du délai imparti, à la date d’envoi de la réponse de l’agent de contrôle (CSS art. R 243-59, III dernier alinéa modifié).

A notre avis : Il semble donc qu’il faille distinguer deux hypothèses :
– si le cotisant n’a pas répondu au terme du délai, prolongé le cas échéant, qui lui est imparti, la mise en recouvrement ne peut être engagée qu’à l’expiration de ce délai ;
– en revanche, si le cotisant répond dans le délai qui lui est imparti et que l’agent de contrôle lui répond toujours dans ce délai, la réponse de l’agent de contrôle clôt la période contradictoire et la mise en recouvrement peut être engagée sans attendre l’expiration du délai « normal » du délai de réponse.

Les dispositions ci-dessus entrent en vigueur pour les contrôles engagés à compter du 1^er janvier 2020 (Décret art. 6, I).

Quels éléments l’agent de contrôle peut-il prendre en compte dans la lettre d’observations ?

L’article R 243-59, III-alinéa 5 du CSS est complété pour préciser que les observations sont faites au regard des éléments déclarés par l’employeur à la date d’envoi de l’avis de contrôle . En clair, l’agent de contrôle ne tient pas compte dans la lettre d’observations des déclarations relatives à la période contrôlée que le cotisant peut avoir faites pendant le contrôle.

En revanche, le cotisant pourra justifier, dans sa réponse à la lettre d’observations , avoir corrigé, pendant le contrôle, les déclarations afférentes à la période contrôlée et acquitté les sommes correspondantes pour qu’il en soit tenu compte (CSS art. R 243-59, III-al. 9 modifié).

A noter : La formulation de l’article R 243-59, III-al. 9 modifié du CSS laisse penser qu’à partir du moment où le cotisant justifiera avoir modifié ses déclarations et effectué les paiements correspondants, l’agent de contrôle devra nécessairement en tenir compte. Cela devrait avoir des conséquences, notamment sur le montant des majorations de retard dues.

Les dispositions ci-dessus entreront en vigueur pour les contrôles engagés à compter du 1^er janvier 2020 (Décret art. 6, I).

L’agent de contrôle peut emporter des documents de l’employeur hors de ses locaux

Le cotisant doit mettre à la disposition des agents de contrôle tout document et permettre l’accès à tous les supports d’information qui lui sont demandés comme nécessaires à l’exercice du contrôle (CSS art. R 243-59, II-al. 2). Jusqu’à présent, aucun texte n’autorisait expressément les agents de contrôle à emporter les documents demandés à l’employeur à l’extérieur de ses locaux. Le décret remédie à cette situation, sous conditions.

Ainsi, seules des copies des documents remis par l’employeur peuvent être exploitées hors de ses locaux. L’agent de contrôle ne pourra emporter des documents originaux qu’avec l’autorisation de l’employeur (CSS art R 243-59, II-al. 3 modifié).

Il est précisé que, sans préjudice des demandes complémentaires ou du recours à la méthode de vérification par échantillonnage et extrapolation et afin de limiter le nombre des documents et des données collectés, l’agent de contrôle peut ne demander que des données et documents partiels (CSS art. R 243-59, II-al. 3 modifié).

Ces dispositions entreront en vigueur le 1^er janvier 2020 (Décret art. 6, I). Elles ont donc vocation à s’appliquer à des contrôles qui seraient déjà en cours à cette date.

Absence de mise en conformité : la période prise en compte est allongée

Le montant du redressement des cotisations et contributions sociales mis en recouvrement à l’issue d’un contrôle est majoré de 10 % en cas de constat d’absence de mise en conformité (CSS art. L 243-7-6).

L’absence de mise en conformité du cotisant est désormais caractérisée s’il n’a pas pris en compte les observations notifiées lors d’un précédent contrôle moins de 6 ans (au lieu de 5 ans jusqu’à présent) avant la date de notification des nouvelles observations constatant le manquement aux mêmes obligations (CSS art. R 243-18 modifié).

Ces modifications entreront en vigueur à compter du 1^er janvier 2020 (Décret art. 6, I).

Signalons en outre que le constat d’absence de mise en conformité n’a plus à être contresigné par le directeur de l’Urssaf (CSS art. R 243-59, III-al. 7 modifié), cette modification entrant en vigueur pour les contrôles engagés à compter du 1^er janvier 2020. 

Contrôle sur pièces : pas de transformation automatique en contrôle sur place

L’Urssaf peut procéder, dans ses locaux, à des opérations de contrôle des obligations déclaratives et de paiement des employeurs de moins de 11 salariés. Ce contrôle porte sur les éléments dont l’Urssaf dispose et sur ceux demandés à l’employeur pour le contrôle (CSS art. R 243-59-3).

Jusqu’à présent, il était prévu que, en cas de non-transmission des éléments complémentaires demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessitait d’autres investigations, un document devait être adressé à l’employeur pour l’informer que le contrôle se poursuivait dans les conditions d’un contrôle sur place. L’article R 243-59-3, alinéa 3 modifié du CSS dispose désormais que, dans ces circonstances, le contrôle peut se poursuivre dans les conditions d’un contrôle sur place.

Il est également précisé que ces dispositions s’appliquent sans préjudice des dispositions de l’article L 243-12-1 du CSS relatives à l’obstacle à contrôle. Ces dispositions entreront en vigueur à compter du 1^er janvier 2020.